Как составить сопроводительное письмо к документам?

Правила деловой корреспонденции требуют составления сопроводительного письма в письменной и электронной форме при направлении важных документов, например: договора, первичной документации, резюме, акта сверки и т. д.

Образец подобного письма представлен в данной статье. Письмо необходимо для того, чтобы канцелярия организации отправителя зафиксировала факт отправки, и соответственно, получатель – факт получения.

Оглавление:

Когда нужно

Дорогие читатели!
Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов,
но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,
как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам:

8 (499) 703-15-47 — Москва
8 (812) 309-50-34 — Санкт-Петербург

или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!

Все консультации у юристов бесплатны.

Письменные документы с сопроводительным письмом можно лично вручить получателю под роспись на втором экземпляре письма, или направить корреспонденцию по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.

Уведомление о вручении письма адресату подшивается ко второму экземпляру сопроводительного письма и хранится в папке исходящих документов в канцелярии организации.

Отвечая на вопрос — как написать сопроводительное письмо, отметим, что необходимо придерживаться принятых правил деловой переписки и изложить мысль лаконично, грамотно и ясно, для того чтобы получатель понял цель вручения ему документов.

По грамотно составленному сопроводительному письму можно сделать вывод о профессионализме сотрудника и эффективности документооборота организации в целом, поэтому нельзя пренебрегать оформлением.

Отдельно стоит упомянуть, что при подаче резюме на объявленную вакансию в режиме онлайн, все большее количество работодателей требуют направления сопроводительного письма.

Его нужно составить с указанием следующих параметров по форме:

  • наименование вакансии, на которую подает соискатель;
  • раскрытие мотивации;
  • обоснование того, почему на его взгляд он подходит на эту должность.

Как писать




По сути, сопроводительное письмо — это записка к прилагаемым документам.

Ее примерный шаблон выглядит следующим образом:

  • дата и исходящий номер;
  • сведения о получателе, если известно ФИО руководителя организации;
  • вежливое обращение к адресату;
  • указание на отправку документов в приложении и преследуемая цель;
  • завершение основной части письма деловым комплиментом;
  • подпись, расшифровка, должность.

Для юридических лиц письмо необходимо оформить на бланке в двух экземплярах на листе формата А4. Второй подшить в папку «Исходящие письма».

В случае необходимости предоставления подтверждения о получении адресатом корреспонденции, можно попросить расписаться уполномоченного сотрудника получателя на втором экземпляре.

Образец

БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ
__________________________________________________________
Исх.№
Дата:Генеральному директору
ООО «Получатель»
Иванову И.И.
Дорогой Иван Иванович,

Настоящим направляем Вашему вниманию согласованный договор о совместной деятельности между нашими организациями. Просим подписать его в возможно короткие сроки и вернуть в наш адрес один оригинал договора. В случае возникновения вопросов, просим связаться с исполнителем ФИО по телефону: ______________.

Приложение: на 5 листах.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество,

Директор ООО «Отправитель»                                                           /подпись/                                         ФИО

Заключение

Снабжение документов сопроводительным письмом придает корреспонденции дополнительную важность и серьезность, позволяет подтвердить факт отправки, предусматривает возможность адресного возврата, а также разъясняет цель использования прилагаемых документов. Грамотно составленный текст – всегда красивый, краткий и ёмкий.

Смотрите видео, в котором разъясняется, как написать сопроводительное письмо к резюме:

Внимание!
В связи с последними изменениями в законодательстве, информация в статье могла устареть! Наш юрист бесплатно Вас проконсультирует - напишите вопрос в форме ниже:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *