Особенности оформления делового письма

Деловое письмо образецВ наше время, когда большинство людей общаются в мессенджерах и социальных сетях, потребность в переписке нисколько не уменьшилась. Благодарный за новые методы коммуникации пользователь не должен забывать о том, что официально что-либо сообщить можно лишь традиционным методом. Деловое письмо, образец которого важно хоть раз увидеть, не допускает нарушений в правилах своего составления.

Разновидности документов

Каждому из нас в свое время приходилось сталкиваться с необходимостью составления того или иного документа. Поэтому важно понимать порядок ведения деловой переписки, ее назначение, знать виды деловых писем и примеры их составления.

В зависимости от вида, на которые разделяются письма, они могут содержать:

  1. Просьбу или обращение;
  2. Запрос или требование;
  3. Предложение.

После получения подобного извещения необходимо в установленные сроки выслать ответ на него. Как правило, это один месяц. Кроме того, есть категории писем, ответ на которые не является обязательным. Это:

  1. Предупреждения или напоминания;
  2. Подтверждения;
  3. Сопроводительные, гарантийные и ходатайственные послания;
  4. Информационные и распорядительные рассылки;
  5. Распоряжения.

Помимо классификации по виду, их можно разделить на коммерческие и некоммерческие.

К коммерческим относятся документы, используемые при подготовке к заключению договора, а также во время его исполнения.

  • Ответ — информация по ранее высланному запросу.
  • Запрос — вопрос к партнеру. Это может быть выражение желания о покупке, запрос о ценах или скидках, претензия и тому подобное.
  • Информация — сведения, которые могут быть интересны или полезны адресату.
  • Предупреждение — сообщение, в котором содержится информация о нарушениях в выполнении договоренностей и о возможных санкциях в связи с этим.

Некоммерческие — это, прежде всего, различного рода информация, гарантийные обязательства, приглашения, благодарности, рекомендации, прошения и прочее из того же ряда.

Независимо от вида на все эти документы распространяются правила переписки и ее оформления.

Структура делового письма

Само письмо обычно делится на связанные между собой логикой сообщения, вводную и основную часть. Начать его необходимо с раскрытия обстоятельств, побудивших его написать, и сослаться на соответствующие документы. Основная часть послания непосредственно раскрывает информацию, которую нужно донести до адресата.

Как писать деловое письмоГрамотно оформленный документ должен иметь легко читаемый текст, стиль его не должен быть разговорным, а само содержание необходимо разделить на логические абзацы. Писать надо, избегая тавтологии, и если возникает необходимость использовать некое слово в тексте несколько раз, использовать синонимы.

В заголовке указывается адрес, фамилия и имя получателя. Окончание должно содержать подпись руководителя организации или подразделения и выражение уважения к получателю. Самое распространенное выражение: «Заранее спасибо». Как пишется в деловом письме должность и титул отправителя зависит от принятых в организации правил и обычаев. Обычно официальные документы пишутся на бланке организации.

Правила деловой переписки и оформления делового письма требуют грамотного русского языка и уважительного отношения к получателю. Таковы правила делового этикета.

Обычно, в более или менее солидной организации разрабатывается свой фирменный стиль. В этом документе можно найти и шаблон необходимого сообщения, и образец рекомендуемого к использованию шрифта, и форму подписи, и много дополнительных материалов, необходимых для делопроизводства. Правильно составленное письмо является лицом фирмы.

Примеры официальной переписки

Очень важно правильно именовать адресата, к которому обращается адресант. В разных языках и разных культурах к официальным лицам принято обращаться по-разному. Так, существуют определенные различия в русскоязычных и англоязычных обращениях и завершениях посланий.

Примеры обращений:

  • Уважаемый г-н Петров;
  • Уважаемый Иван Иванович;
  • Уважаемый господин директор;
  • Уважаемый глава администрации Петровского района;
  • Ваше превосходительство;
  • Ваше святейшество;
  • Коллеги, дорогие друзья, и тому подобные.

В английском варианте отчество не принято, к примеру, Dear mr. Petrov либо Dear Ivan. Обращение «Ваше превосходительство» либо Your Excellency используется применительно к высокопоставленным представителям государства (посол, консул) и иерархам католической церкви. Подобное обращение к представителям православной церкви возможно для представителей других религий, но обычно это звучит, как «Ваше святейшество».

Для коллективного обращения используются любые формы, поскольку это, как правило, внутренние документы, и пересылаются они в электронном виде.

Примеры подписи:

  • С уважением (в английском варианте sincerely либо просто regards, best regards);
  • В ожидании ответа, искренне ваш… (waiting for your reply, sincerely yours…; your reply is highly appreciated);
  • С благодарностью за встречу, ваш… (with thanks for our meeting…);
  • С надеждой на сотрудничество… (hoping for further cooperation…).

Далее, обязательно указывается имя, фамилия отправителя, его должность и контактные данные (телефон, адрес электронной почты). Если это послание подписано первым лицом компании, то его контакты указывать не следует. Закончить нужно данными исполнителя, с которым адресат в дальнейшем будет поддерживать связь.

Основное содержание

И безусловно, очень важно правильно составить текст письма. Здесь не должно быть вульгарных и просторечных слов и выражений. Существует такой термин, как «канцеляризм». Это не язык Л. Толстого и А. Чехова, но именно он лучше всего подходит для применения в переписке.

Некоторые образцы текстов без включения обращения и подписи выглядят так:

  1. Принцип написания делового письмя«…в связи с отказом поставщика от предоставления дополнительной информации по проекту, прошу вас ходатайствовать перед вышестоящим руководством о прекращении его финансирования в рамках существующего договора. Объяснительная записка — в приложении».
  2. «…на ваше обращение от 15 марта сообщаю, что технику Петрову П. П. объявлен выговор за ненадлежащее исполнение своих обязанностей. В ближайшее время он будет направлен на курсы специализации для приобретения знаний и навыков по новым технологиям».
  3. «…выражаю Вам благодарность за оперативную ликвидацию аварии и сохранение оборудования в рабочем состоянии».

При написании любого сообщения требуется понимание того, что отправитель хочет сказать, к кому он обращается, и что хочет иметь в результате. Не стоит забывать, что краткость — сестра таланта. А в случае составления делового письма — успеха.

Внимание!
В связи с последними изменениями в законодательстве, информация в статье могла устареть! Наш юрист бесплатно Вас проконсультирует - напишите вопрос в форме ниже:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

загрузка...

БЕСПЛАТНАЯ консультация юриста

+7 (499) 703-15-47 (МСК) +7 (812) 309-50-34 (СПб)

Звонки бесплатны!
Работаем без выходных 24/7
Вы из другого региона?

Задайте вопрос онлайн →
Adblock detector