Как правильно сшивать документы в соответствии с ГОСТом

С необходимостью сшивания документов сталкиваются работники всех организаций. Важно соблюдать определённые требования того, как сшивать документы. Существует ГОСТ по скреплению, нумерации и подписи важных бумаг. Неверно сделанная прошивка может создать проблемы, если пропадет какой-либо важный листок.

Подготовка к сшиванию документов

Список, включающий в себя бумаги, подлежащие к сшиванию, достаточно велик: бухгалтерский отчет, журнал доходов, домовой и кассовый отчёт, бланки или книга учёта.

Все эти документы делят на:

• финансовые;
• архивные;
• бухгалтерские;
• кадровые данные;
• которые необходимо проверить.

Каждая папка с документами регистрируется в архиве и хранится в соответствии с требованиями устава.

Методы архивирования

В соответствии с последними изменениями в законодательстве и делопроизводстве сшиваться должны те отчёты, которые необходимо хранить не менее 10 последующих лет. Обязательным условием хранения является то, что документы должны быть заверены и утверждены подписью и печатью руководителя организации.

После того как отчёты будут перепрошиты, заверены печатью и подписью, необходимо поместить папки с бумагами в архив. Архив — это учреждение или подразделение организации, которое занимается сбором, хранением, комплектованием, реализацией архивных документов. Он может находиться как на территории самого предприятия, так и быть отдельной государственной структурой.

В первую очередь, листы сшиваются для хранения. Многие отчёты и договоры необходимо хранить законодательно, другие же могут пригодиться компании в случае возникновения вопросов. В любой работе с бумагами необходима систематизация. Структурированные папки, пронумерованные страницы, которые хорошо сохранены, значительно облегчают поиск необходимой информации.

На данный момент не существует единой системы и регулирования правил сшивания. Однако, существует рекомендация, разработанная Росархивом, гласящая о том, шнуровать и нумеровать документы необходимо представлениям ГОСТа № 51141.

Для того чтобы сшить документы, понадобятся следующие приспособления:

• Нитки или ленты.
• Иглы.
• Дырокол.
• Папка, обложка, переплёт или скоросшиватель.
• Обложку.
• Лисы обычной бумаги.
• Картон.
• специальное оборудование дырокол папку обложку иголку;
• Степлер и скрепки.
• Ножницы.
• Сшиватель для документов или станок для подшивки документов.

Характеристики инструментов

Сегодняшний рынок предлагает три основных разновидности нитей: лавсановые, смесь лавсана и хлопка и крепкие хлопчатобумажные.

То, какие материалы лучше использовать, зависит важности документов. Если бумага не несёт в себе особой значимости, то требования могут быть предельно простыми. Можно сшить ее самостоятельно, используя при этом недорогие, некачественные материалы. Подойдёт и хлопковая нить. Обычные нитки не подойдут, так как они быстро изнашиваются, стираются и недостаточно прочны для хранения. Важно выбрать большую иглу подходящей толщины, чтобы она легко проходила через отверстия.

Если папка имеет особый статус важности, то для таких случаев существуют специальные компании, которые занимаются скреплением архивных документов. Работа выполняется специалистами полиграфических организаций. Для сшивания они используют оборудование, качественные материалы, специальные пластиковые или металлические скрепления, картонные обложки. Времени на сшивание уходит в несколько раз меньше. На производстве имеется специальный станок, биндер и прочие приспособления.

Прокалывание отверстий

Чтобы определить, каким именно инструментом (дыроколом, иглой, шилом) будут проделываться отверстия, важно определиться с количеством листов документации, количеством прорезаемых дыр, статусом, сроком и надёжностью хранения.

Если количество листов в папке до 20, то при сшивании необязательно использовать дополнительные материалы. Достаточно иметь хорошую, толстую, длинную иглу, которая с лёгкостью проходила бы через намеченный слой бумаг. Если листов более 50, то используйте шило. Для облегчения работы и экономии сил можно использовать молоток.

Если количество документов превышает 100 и более, используют дырокол.

Количество отверстий

Существует несколько способов размещения отверстий на документах. Неважно, каким именно способом сшиваются листы, нужно соблюдать правила:

1. Начинать вдевать нитку необходимо с лицевой стороны документа.
2. Конец рабочей нити не должен быть больше 6 см.
3. Заканчивая шить, завязывайте концы нити в узелок.
4. Перед тем как сброшюровать бумаги, подложите полоску картона на первый листок, чтобы сохранить нить от возможных повреждений.
5. Делать отверстия необходимо на расстоянии примерно 3−5 см. В интернете можно найти информацию с фото о том, как правильно сшивать документы ниткой пошагово.
6. К объектам сшивания относят документ, состоящий из двух и более листов.
7. Сшиваются и заверяются только оригиналы.
8. Как только будет завершён этап сшивания документов, на специальном листке, который скрепляет проклеенные концы нитки, обозначьте «Пронумеровано и прошнуровано», поставьте дату начала и конца, подпись и печать.
9. Листок может быть подписан от руки или же распечатан по шаблону.
10. Чтобы увеличить надёжность того, что документы не потеряются или не выпадут, делают большее количество отверстий.

Понадобится канцелярский клей, чтобы закреплять концы нитки. Для этого используйте клей ПВА. Обычный клей карандаш не подойдёт, так как он быстро теряет свои свойства.

Подшивка в два прокола

Чтобы прошить небольшое количество бумаг, подойдёт способ «в два прокола». Он является самым простым и элементарным. Для этого понадобится простая толстая игла или дырокол. Наметьте будущие отверстия. Они должны находиться по левую сторону листа, примерно в 1−2 см от края. Убедитесь, что ни один прокол не повредит текст документа.

На то, как прошить документы в 2 дырки, указывает схема. Через проделанные отверстия можно пропустить как обыкновенную шелковую нитку, так и специальную ленту для сшивания. Через отверстия несколько раз пропустите нить, концы завяжите узелком. На последней странице в конце необходимо скрепить прошитую документацию, завязав крепкий узел и проклеив концы нити или ленты.

Для стикера используйте бумагу размером 4х6 см. Приклейте ей концы нити, так, чтобы в соответствии с ГОСТом, кончики нити выглядывали из-под конца бумаги. На приклеенный кусок необходимо сделать подпись: «Прошито и пронумеровано», указать количество страниц. Там же должна находиться подпись должностного лица, штамп и дата.

Способ в три прокола

Наиболее распространенный способ. Процесс шитья в 3 дырки является более сложным. Можно сделать прокол посередине тыльной стороной иглы без помощи дырокола.

Проденьте иглу с лицевой стороны, сделайте второй прокол с лицевой стороны документа, чуть ниже. Далее, переместите нитку в третью дырку сверху. Запустите иглу в первое отверстие, с которой начинали. Повторите шаги. После того как работа будет завершена, сделайте узелок. Сшив, проведите регистрацию. Она необходима на случай проверки. Для этого заполните заверительный лист, а также напишите название компании.

На четыре дырки

Четвёртый способ, с помощью которого сшиваются документы, имеющие статус особой важности, это способ на четыре дырки. Чтобы сшить документацию на четыре прокола, придерживайтесь следующей инструкции.

1. С помощью дырокола проделать четыре дырки.
2. С лицевой стороны продеть нитку с иголкой во вторую от конца.
3. Далее, нитку проденьте в дырку, которая расположена ближе всего к краю, после чего снова выведите нитку через уголок.
4. Со второй дырки (далее все делать с лицевой стороны) переместитесь в третью.
5. Последний шаг. Проведите нитку в крайний прокол с тыльной стороны. С лицевой стороны вденьте нитку в третью дырку.
6. Соедините концы нитки, сделайте узелок. Отрежьте лишнее концы нитки, после чего заклейте концы клеем.
7. Сверху приклеить листок бумаги, на котором указаны необходимые пометки.

Оформление документов

Перед тем как сшивать документы, ещё раз проверьте правильность нумерации. Возможно смещение текста или попадания его под место прокола. Убедитесь, что нумерация легко читаема, нанесена простым карандашом в правом углу. Делая проколы, убедитесь, что они не задевают текст документов. Соблюдайте симметрию.

Требования к обложке

Размер должен иметь определённый стандарт 30х33 см, то есть форма листа А4. Нестандартный размер может быть в том случае, если не стандартный размер имеет листы. Важно то, из чего будет выполнена ваша обложка. Это зависит от того, какой планируется срок хранения документа. Если хранение менее 10 лет, то это обыкновенный картонный скоросшиватель. Если более 20 лет, то обложку изготавливают на заказ из твёрдого картона или других материалов.

Обложка является очень важной частью документа. Для того чтобы обложка проходила все требования ГОСТа, необходимо указать:

1. Название организации.
2. Подразделение, где были изготовлены документы (бухгалтерия или отдел кадров).
3. Укажите название отдела, его номер.
4. Обозначьте срок хранения, номер тома.
5. Запишите число подшитых листов.
6. Укажите дату прошивки.

Правила нумерации

Нумерация листов производится арабскими цифрами. Номера страницы должны находиться в верхнем правом углу на лицевой стороне. Цифры не должны пересекаться с текстом документа.

Если в документе есть приложение, то каждая страница также должна быть пронумерована, но для них используется дополнительная нумерация.

Исправление ошибок

Если работа завершена, но допущена ошибка в нумерации, или часть бумаг была не вложена, вносятся исправления. Все изменения необходимо уточнить на листе в конце, повторно написать, сколько пронумеровано и прошнуровано листов, образец оформления указан в предыдущих пунктах.

Если часть бумаг была забыта или необходимо править папку, можно подшить недостающую часть либо завести дополнительный том. Главная ошибка — это просто вложить листы в уже готовый пакет бумаг. Этого делать нельзя. Если главной проблемой является допущенная ошибка в нумерации, то можно либо зачеркнуть цифры и написать их заново, либо исправить число листов на правильное.

Как сшивать документацию